文件收納技巧

文件收納技巧,8種「絕不再亂」的文件收納工具推薦!

紙類、文件經常成為環境凌亂的殺手,更被日本整理收納教主近藤麻理惠評為前3名最難整理的物品之一。

原因是紙質類看似輕薄小巧,潛意識會覺得放著也沒差吧,誰知日子久了,越放越多,當存放的位置不足,很容易會四散每個角落,造出凌亂。

所以不要忽視這些小問題,因為小的問題不處理,日積月累只會衍生出更多問題,最後想收拾好它們就會更困難。

斷捨離是每種物品都適用的d整理「配方」,要是你放文件的夾子滿了、抽屜塞滿了、桌面一大堆待辦文件的話,在動手收納東西之前,先做好「斷捨離」,好好把真正的廢紙丟棄吧!

如何斷捨離好?很想執行卻又難以行動,搞懂正確方法,讓你事半功倍~

但是即使做好斷捨離,沒有正確的收納技巧,重覆變亂只是時間問題,搞得又要重新收拾,倒不如就花點時間,一次過做好有效的收納方法吧。

一)文件收納技巧

#1. 直立收納法

要是習慣把紙張、書本都一張張疊起來的話,除了拿取困難,有時只想輕輕看下再放回去也是非常麻煩。

文件最有效的整理法則是用豎直的方式收納,因為直立起來後,即使在任何空間,都更容易翻找出自己需要的資訊,減低尋找時間,提升工作效率。

文件要直立收納
不是、不是,都是白紙是為了示範!

#2. 色彩分類法

色彩對人的刺激和感知,比起單純用文字分類來得更快更準;

因此使用不同色彩的收納工具:文件夾、文件盒,也是能有效快速辦識需要查找的資料。

當指定好各類文件的顏色後,往後想找出來就能馬上有印象:它是放在哪個顏色的資料夾裏?

  • 待辦文件:紅色(能提高興奮度和焦慮感,使用紅色有助提高你的行動力,更快完成這些緊急事項。)
  • 重要文件:黃色(有警告的性質,用作提醒我們這些文件非常重要,請小心保管。)
  • 癈棄文件:綠色(有回收的含意,用綠色可以直觀的告訴自己:這些文件確認沒用後,必需馬上捨棄。)

因此其他類別的文件,也能根據自己喜好顏色來做好區分收納。

用顏色的文件夾分類
剛好扭到紅黃綠~

#3. 便利貼標示法

類似使用標籤機貼上分類標籤的方法,但有時候標籤的說明不足,文件放多了、時間久了也是無法得知裏面裝了哪些資料;

用便利貼增加更多的重點描述,可以迅速記起裏面放了哪類型的文件,更深入把分類做好。

即使有大量的紙張塞在盒子/櫃子裏面時,使用便利貼添加簡單的說明就能省去翻找的麻煩。

便利貼整理文件
想不到寫甚麼?其實可以畫圖案XD

為什麼要用標籤機?3大熱門標籤機推薦,東西再也不會找不到!

#4. 拍照保存法

隨著手機的拍照的清晰度越來越高,加上有不小專業的手機掃描APP(掃描全能王、Adobe Scan都是很好用的工具),不用擔心要拍的文件文字太小看不清楚,這個方法適合用來保存:

  • 只需要其中幾頁的雜誌書本
  • 不必帶著外出用各類的優惠卡
  • 3年的保養收據等;

在手機上建立好分類資料夾,如:XX天的保養單、XX商店的優惠卡;往後外出買東西再也不用擔心忘記帶哪張、塞在哪了。

另外日常買的家電、產品都會附有說明書,一些使用上複雜、重要的地方也能採用這種方法來保存,之後就可以把大量厚厚的說明書「斷」掉了~

拍照保存文件
用這台拍會不會更專業?

二)文件收納工具

分類好才能收納好,只不過要是沒有一個定點好好存放,又或者沒有找到合適的收納工具去好好保管它們。

當有事要「請」它們出來的時候,都會跟你玩「捉迷藏」,翻箱倒櫃結果還是找不到。

買收納工具之前,先了解收納工具的性質是非常重要的整理步驟,買錯不合適的工具,只是浪費金錢與時間。

量好要收納地方的尺寸
其實我需要一把長一點的尺,你有嗎?

#1. 風琴夾

最傳統的文件收納工具,因為風琴夾使用便利,簡單夾下就能像書本一樣翻閱。

它最大的作用是能夠更有效的分類,比起來袋或者放在架上,用風琴夾收納文件能貼上標簽,快速找到你需要查找的資料。

分類不必太複雜,例如:學習資料,會議筆記,小孩的畫集等。

風琴夾文件收納
釘好的文件好像不太合適~

#2. 文件袋

一般用於收納較為要的資料、小冊子、書本。因為文件袋不像風琴夾能夠翻閱,需要查看裏面的東西就必需要拿出來看才行,因此它偏向於“儲存”性質的收納。

收納家中的紙張如:月結單、保費單、器材保養單、重要收據等,以便需要時候能馬上找到。

而這些文件一般建議存放6~12個月即可(保養單則按可保養期為準),基本上就可扔掉,是為斷捨離帶來的一種便利技巧。

另外,文件袋最大的特徵就是可以防潮防濕,比起風琴夾,外出攜帶的便利性更高、更安全,還可以用來當作簡易「手提包」。

因此,不管是好好存放還是經常使用,文件袋都是很好的收納工具。

文件袋
這曾經是我的手袋

#3. 文件架

通常應用在辦公區域,主要用來存放消耗性為主的紙類,例如填寫表單、宣傳單張的收納。

要是想放在書桌上,除非你是用來放已經收納好的風琴夾,作為集中歸類存放使用,不然不太建議把個人常用文件一張一張疊上去用,因為不好瀏覽和取放。

不過也有人會放在家裏的玄關口處(近門口的位置),用來放置繳費類的紙本,提醒自己:這邊為待辦事項,必需盡快處理。

文件架收納
看到這麼乾淨,證明辦事效率高!

三)8種文件收納工具推薦

在了解好收納需求和技巧後,接下來購買收納用品,就不會買錯用錯了,以下推薦的8種文件收納工具,都絕對是整理文件的重要好幫手,因此為它們創造一個「安樂窩」吧~!

#1.【SYSMAX】兩用A4文件收納盒

【SYSMAX】兩用A4文件收納盒
  • 品牌:SYSMAX
  • 尺寸:S:252x315x29 mm,L:252 x 315 x 41
  • 顏色:白/透明
  • 產地:韓國
  • 紙張格式:A4
  • 價格(TWD):$ 115

由韓國希思美原裝製造的A4專用文件收納盒,它主打兩用功能,一是安全收納,二是便攜性好。

簡單的外觀卻能放大量文件,有2種不同厚度可供選購,在設計上它的質量輕盈,能夠容易輕鬆拿起不卡手。

另外,因為它是一個收納盒,意味它除了存放文件紙質類之外還能收納其他小東西,即使以後發現自己的文件不需再使用這款收納盒也好,它還能用在其他地方,例如收納文具等。

#2.【MUJI 無印良品】聚丙烯立式手提收納盒.A4.白灰

【MUJI 無印良品】聚丙烯立式手提收納盒
  • 品牌:MUJI
  • 型號:無
  • 尺寸:28 x 32 x 7 cm 
  • 顏色:白
  • 產地:日本
  • 紙張格式:A4
  • 價格(TWD):$ 269

像行李箱設計的文件收納盒,盒身不透明適合用來存放重要文件,使得隱私度更高。

但是有沒發現這些東西平常幾乎都沒在用,只是在需要的時候才會去找;

附有手把方便外出使用,對於經常需要運送重要文件的人士來說,使用這款手提收納箱更顯專業。裏面附有一個隔板,設計的概念來自行李箱裏內拉鍊布,用作區分類別、固定間隔。

#3. 【Chuyu】 A4/13K 牛皮三孔D型夾/文件檔案資料收納

Chuyu A4/13K 牛皮三孔D型夾/文件檔案資料收納
  • 品牌:Chuyu
  • 型號:NP-61223
  • 尺寸:32.5 x 28 x 4.5 cm 
  • 顏色:原色牛皮紙
  • 產地:台灣
  • 紙張格式:A4
  • 價格(HKD):$ 32.5

跟一般文具店買到的膠質文件夾不同,膠質的外皮易割花留有痕迹;還能發揮你的創意想象隨意設計你的專屬封面。

而Chuyu的牛皮外包的設計除了更好保護文件紙張外,還在外觀保質上花了不小心思,算是別具特色的收納。

裏面採用訂裝設計,使用一般的打孔機即可,但對於不能打孔的重要文件來說就不太合適了。

總共有4個孔,為了能夠維持A4紙整齊而設計好的4個孔位,因此具備不易散開的特色,加上流線型的弧形結構,輕鬆翻閱不卡頓。

最高可收納約240張紙,對於一般的家庭辦公來說絕對充足。

#4. 【KOKUYO】NOViTA收納資料夾B5-20頁(透明)

【KOKUYO】NOViTA收納資料夾B5-20頁(透明)
  • 品牌:KOKUYO
  • 型號:多層文件夾
  • 尺寸:267 x 215 mm 
  • 顏色:多種顏色選擇
  • 產地:泰國
  • 紙張格式:A4、B5、A5
  • 價格(TWD):$ 140

要是收納文件不太多,但又想做到整齊系統有效率的話,NOViTA的這種輕簿文件夾就是最佳選擇。

有多種厚度選擇,由5mm至40mm,特殊的設計能根據你放入紙張的數量自動配合好高度闔起來,不像一般的文件夾會因為放太多令整個夾子看起來非常鬆散。

最大的特色是提供多色選擇,有:綠、粉、透明、紫、白、黃、藍、黑、天藍一共十種顏色可供選擇,意味你最多可以達到十種不同的分類,絕對滿足色彩分類法的需求。

#5.【Gudee 好迪家居】ODDI 可堆疊桌上收納盒

【Gudee 好迪家居】ODDI 可堆疊桌上收納盒
  • 品牌:Gudee好迪家居
  • 型號:手工製
  • 尺寸:250 x 340 x 60 mm
  • 顏色:竹木色
  • 產地:中國
  • 紙張格式:A4
  • 價格(TWD):$ 1,215

木系愛好者收納的好幫手,喜歡大自然氣息的你一定不可錯過的一款,Gudee的這款文件收納盒採用全天然竹材,而且純手工製作一點不馬虎。

平常在來放在書桌上,順手把盒上蓋子輕輕一拉即可掏出文件,省時省力,而且蓋上蓋子的好處是防塵不怕弄髒紙張,甚麼時候用都像新的一樣。

平常在來放在書桌上,順手把盒上蓋子輕輕一拉即可掏出文件,省時省力,而且蓋上蓋子的好處是防塵不怕弄髒紙張,甚麼時候用都可以像新的一樣。

收納盒的外層塗上護木油,抗水防污,大大延長使用壽命,而且設計簡約,一般的除塵掃就能好好打理。不管是放在書桌保存重要文件,還是作為玄關口的待辦區域,都是高質感時尚的選擇。

#6. 【Cap】可疊加桌上辦公文件資料收納架

【Cap】可疊加桌上辦公文件資料收納架
  • 品牌:Cap
  • 型號:無
  • 尺寸:32.5 x 24 x 5 cm 
  • 顏色:藍、白
  • 產地:中國
  • 紙張格式:A4
  • 價格(TWD):$ 229

不想桌面只放著一個文件架那麼單調?不妨參考Cap這款辦公文書組合收納架。

省位的設計能在上方放上收納文具的組合,極簡風的白色適合配搭不同環境風格的書桌。

收納文件架還能因應自己的需求,可以增加或者減少架的層數,令組合的靈活度大增。使用ABS材質,耐磨不易花,配上圓角的設計令整體觀感活力十足,不怕像貨倉一樣硬生生。

#7. 二聯折疊式文件框(文件架)

二聯折疊式文件框(文件架)
  • 品牌:未知
  • 型號:無
  • 尺寸:24.3 x 25.5 x 16.7 cm 
  • 顏色:淺/深灰
  • 產地:台灣
  • 紙張格式:A4
  • 價格(TWD):$ 420

會推薦這種有別於傳統文件架,當不需要用的時候,就能把它折疊收起不佔位。

雖然是可折疊,但是不會因為這樣容易失去平衡東歪西倒,強韌的結構可以安心置物。

使用直立收納法能令我們更容易取放,快速找到出想要提出的紙類,一目暸然。

而且不但能收納紙張本小物,還能收納書籍一起使用。

#8.【IRIS】十層萬用透明辦公文件收納櫃

【IRIS】十層萬用透明辦公文件收納櫃 SCE-1000
  • 品牌:IRIS
  • 型號:SCE-1000
  • 尺寸:32 x 39 x 108.4 cm 
  • 顏色:白、藍
  • 產地:日本
  • 紙張格式:A4 /寬59cm以下
  • 價格(TWD):$ 1,999

如果想把家裏的所有文件集中一起存放的話,這個十層高的透明收納櫃也許能滿足你。

一個櫃子簡單不佔位,可以用層數作收納分類,每層放入不同類別的紙本可以收納十種。

推薦用來放常用文件,因為用透明收納在經常使用、取放方面有著不錯的成效。

櫃底可自行決定安裝輪子與否,一來增加選擇區域上的便利,二來可以便於清潔打掃。

四)結語

整理文件其實不難,搞好先後順序就能得心應手;

先扔垃圾➜再分類好➜想著要放哪➜找收納用品➜上架

最重要是肯去「扔」,把囤積已久的廢紙徹底捨棄,然後你會發現,家中超過80%的文件都是「廢紙」,只是一直沒去收拾重視,又或者覺得還能用在別的地方而一直留著。

會說整理文件難,就難在過程中非常考驗耐性,拿在一張又一張的分類,不知不覺就分了好幾個小時,不斷重複同一動作,加上資訊雜亂,容易身心疲累(因為我也是一樣)。

這裏有小小建議,在整理文件前,設定好1小時鬧鐘,當1小時還沒把全部文件整理好,就必需休息,避免在困倦的心境繼續下去,為了想快點完成而作出各錯誤判。

今天就試著先動手把身邊的廢紙都丟一丟吧~!

收納無難事,紙怕有心人

by《思物奶茶學苑》

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